企业中推进信息化建设，最根本的目的就是借助信息手段提高工作效率，而日常办公作为工作的重要一环，其效率的提高是至关重要的，也是中小企业提高工作效率最易见成效的一个方面。

     办公自动化， Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化技术的总称，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

     在普通人的认知中，办公自动化就是指文字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，简单点说就是利用计算机来打字、打印和存储保管文件了。但是这种认知是片面的，如果OA仅满足以上的功能将无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部命令的下达，行动的协调，难以对非文本的如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图象等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。

     实际上，办公自动化系统可分为事务型、管理型和分析决策型三种不同的层次。
事务型的办公自动化系统，支持一个机构内各办公室的基本事务活动，主要功能包括信息的产生、收集、加工、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理、文档的整理、分类归档、检索等。

     管理型的办公系统包含业务管理的那部分功能，是事务型办公系统和支持职能管理活动的管理信息系统的结合。

     决策型办公系统包括决策支持功能，是在管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成，除具备前述的功能外，还具备对业务数据的进行分析、评测等决策支持的功能。

    但是通常情况下，传统的电子邮件系统并没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，难以更好的跟踪事务的处理过程。因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。而在企业中常用到的MRP或ERP系统并没有在办公、行政事务方面，提供计算机处理功能，不能全面实施办公自动化，工作、生产效率难以得到进一步提高。

     为此，适合中小企业工作流程的办公自动化系统一般都是经过再开发的软件产品，以满足企业各具特色的流程需求。尽管需求各具特点，但在硬件平台的选择上仍有一定的规律可循。这类应用由于以满足中小企业办公需求为特点，普遍来说应用规模均不大，采用一台服务器完全能够满足应用要求。如果是作为公文流转等行政命令以及工作指令下达的系统，很多都是以web系统为基础搭建起来，并配以权限管理等功能的系统，它对于系统的要求集中在内存方面，需要满足大量的员工同时一直在线等待任务的分派，需要较大的内存来支持Web在线；而像一些电路设计公司的CAD业务共享系统，则需要一个好的服务器处理器和大内存支持。一般采用双路Xeon的塔式服务器即能满足要求。

    总之，OA系统的应用范围很广，当企业建立了一个完善的切合自身业务流程的OA系统之后，员工的工作效率将能够成倍的提升，所产生的经济效益也将大大超过系统投资的费用。但是OA系统的建设也像ERP等系统一样存在着一定的建设风险，需要决策者审慎决策。